目前，在工程建设项目管理上，由于受传统管理模式的影响和思维习惯的局限，普遍存在重现场指挥协调推进进度、忽视准确周密快捷的文件管理作用的现象。不重视项目文档管理，会制约工程建设项目管理水平和效益的提升，甚至会遗留安全、质量、技术、财务方面的风险。如何提高项目文档的管理水平和效率，是工程建设管理中的一个重要课题。

　　文档管理是项目管理的关键工具

　　文档管理是项目管理的关键工具。在工程建设项目实施过程中，无论是会议、检查、谈判，还是研究、设计、审批，或者施工和交易，这些项目管理行为最终必须通过文件的形式确定下来，进行信息传递，得到确认和执行，从而实现对工程费用、质量、安全和进度等节点在时间、空间、数量、质量方面的多向量控制。项目实施各方的相互关系和合作内容也必须通过文件才能得到确定。因此，文件形成的质量、传递的速度、执行的效率，在一定程度上决定了项目管理的质量和效率，文档管理是项目管理的核心和驱动器。

　　提高项目管理文件形成的质量，提高文档传递、归档处理等文档管理的效率，是项目管理的重要工作。如会议形成的决定、决议、协商内容要迅速准确地形成文件，通过文档管理部门以最快的速度分派传达到有关单位，以使其得到贯彻执行。如果文档传递信息出现梗阻，造成决而不行，会影响工作效率和进度。在这方面，应用网络和计算机通讯技术，形成能够电子签名的电子文档，将会极大地提高管理效率。

　　项目文档跟踪、总结和沉淀了从项目启动、计划、执行、控制到收尾全过程的管理信息。从内容上区分，项目文档可分为成果文档(即通常所说的竣工资料)和过程文档两大类。过程文档主要记录项目管理进程中的各种信息，为项目管理人员进行工作提供决策依据，保障项目目标的实现，因此是企业宝贵的资产。对过程文档进行归纳和分析，项目管理者可以从中清晰看出该项目实施中的经验和教训，不断总结经验，避免失误，提高项目运作水平。成果文档如项目前期的可行性研究报告、中期的基础设计、后期的施工图设计及施工过程文件等阶段性成果，经过工程实施和实践检验，作为思维和设计的成果，文件中与现场客观实践不符合的部分得到充分暴露和修正，比如设计变更、预算调整、合同调整，对原文件进行了补充、改正和完善。这些文件的管理能促进技术进步和管理提升。

　　文档是落实项目经营管理主体责任的重要依据。文件档案记录和沉淀了工程项目全过程，是项目质量、安全、商务、费用等项目经营管理的根据，与工程建设效益和工程责任息息相关。如有关HSE管理的文件不仅是现场安全管理控制的有效工具，而且是事故认定和事故处理追究责任的铁证。所以，保证项目文档的严密性、完整性和有效性非常重要。

　　五措施提升项目文档管理水平

　　一是推进文档管理规范化。项目文档作为项目沟通交流的载体，要真正做到系统化、全面化、清晰化，达到整个项目受控并有序进行。项目成立后，首要的工作就是要对项目文档管理作出明确的规定，以保证项目文档准确、完整、有效，从而确保项目顺利实施并满足合同要求。根据这些规定，搞好项目文档分类的管理。根据项目文档的不同属性，对种类繁杂的项目文档进行科学、规范和统一的分类。在文档管理中需要建立一套文档的模板，对一些格式进行规定，将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现。

　　二是做好文档的建册、验收与收存。设计成品文件的出版、分发及项目结束后整个文档的归档等方面的要求，确保有效项目文档完整保存和归档，科学、合理存放，以方便项目成员查阅。确保项目文档按时顺利出版，及时分发，保证文件流的畅通以及分发流转记录的可追溯性。确保项目文档完整、长期妥善保存，以形成和积累企业组织过程资产，方便查阅和再利用。

　　三是建立文档控制体系和工作流程，实现文档管理电子化。根据统一的分类代码规则，制定项目文档分类代码，进行电子管理，运用项目文档信息系统对文档进行分类和查询。

　　四是加强文档管理人员的管理。提高文档管理人员素质，增强项目管理人员的管理意识，树立以项目为核心的系统思维和规范意识，确保项目文档管理人员尽职尽责，及时有效完成每个文档的管理过程。对总包方、业主、施工分包方、监理公司、质检站、各级政府等相互来往的大量繁杂的文档，能及时传递、处理，完成文档的内容和形式上的闭合。

　　五是重视和开发项目文档价值，提高工程项目的效益。项目文档不仅直接关系着项目的商务效益，而且凝结着工程管理经验、在施工中完善的技术，是工程建设项目及其管理的宝贵财富。如施工中的设计变更凝结着技术工程化成果，应该反馈到设计部

[1] [2] 下一页