(3)工程建设竣工阶段要抓好项目档案的验收工作，以确保档案的完整和安全。

　　工程项目竣工验收的一个重要条件是竣工档案必须同时通过验收。档案管理部门对竣工工程档案的有效监督，确保设计方、建设方、施工方、质监、监理等部门工程撤离前，有充裕的时间完善和充实竣工工程档案资料。如城建档案馆为了对建设方在最后的备案工作进行有效的约束，规定对已通过预验收项目建立备案工程统计台帐，对已竣工，三个月内没有向城建档案馆移交工程档案的项目下达“工程档案催交通知书”并建立台帐，落实工程档案移交情况。为把住工程项目档案的最后一道收集关，对工程项目档案的收集进行严格控制，建设单位必须将工程项目档案交至档案馆进行档案备案认可，凭备案表到产权部门才能办理产权证。这样，杜绝了档案文件的人为地割裂与缺失，保证了档案的完整和安全。

　　3强化工程项目档案动态管理的措施

　　强化工程项目档案的动态管理最基本的方法，就是健全各项规章制度，使档案管理制度化、规范化和标准化。国家和各部委颁发的有关法律、规定和办法，是制定相应规章和实施细则的依据和指南。同时还要根据项目的具体情况，制定符合现场实际的细则和规定。

　　通过建立联系网络，掌握工程项目档案工作的现状。强化工程项目档案动态管理的主要措施，主要体现在两个方面：

　　(1) 实行前端控制，同步实施

　　工程项目档案的收集、管理与提供利用相分离的体制难以保证档案完整、准确，也是导致档案部门整编工作中大量重复劳动的主要原因。因此，档案管理部门必须从建设项目实施开始，就将档案管理纳入项目管理流程，进行前端控制，同步实施。首先做好建章立制的工作，可通过政府、人大、规划、建设、质量监督等政府职能部门的全方位配合，明确建设单位、施工单位、监理单位、工程项目管理单位、档案管理部门在档案形成过程中各自应承担的职责，明确档案工作管理体制，建立档案工作组织机构，并以合同形式明确各方的档案管理权利和义务，用经济手段保证档案管理目标的实现。同时，还要做到档案管理与项目管理同时建设，同步发展。例如，档案管理的基础建设要列入项目办公自动化建设规划，为档案部门配备相对先进的设备，包括计算机、扫描机、数码摄像机等等，为档案管理现代化创造良好的物资基础。将档案管理的要求纳入项目规划审批业务系统，做到档案资料的收集、整理、立卷、归档工作用与工程建设同步。确保项目档案的原始性和准确性，使档案信息资源更充分地发挥作用。还需说明，这些前端控制措施的实行，不仅仅是技术层面的问题，更重要的是观念的问题，档案部门应努力沟通，做好宣传推动工作，

　　(2)强化管理系统建设，运用现代信息技术实施管理过程全程控制

　　管理系统建设是档案现代化管理的基础。档案资料的计算机管理、数字化和网络检索已成为档案管理发展的必然趋势。因此，档案管理部门应对设计单位、施工单位、监理部门及其它合作单位的跟踪指导、档案接收到档案提供利用的全过程，纳入计算机系统管理系统。运用现代信息技术，实现工程档案资料的收集、立卷、归档、档案接收、档案整编、档案利用、档案鉴定、档案统计等全过程标准化管理和控制，从而强化工程项目档案的动态管理，推动工程项目档案管理的现代化水平。

　　综上所述，通过对工程项目档案的动态管理，实行工程项目档案管理与工程项目建设管理流程同步进行，实现了工程项目档案与建设项目管理的淮确、紧密的联系。这不仅简化了工程项目档案资料的收集工作，提高了工作效率和档案的质量，而且有效地实现了对工程项目建设的控制和服务。保证了项目档案内容与其记录的项目业务的一致性，其管理方式不但能适应档案内容不断变化的要求，而且能够反映项目规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。

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