5、在工程项目部设立合同管理机构

　　项目部是工程一线,能直接了解合同的履行情况,变更情况,也是合同信息最全面的来源地。在项目部设立合同管理机构,记录下合同执行情况,及时地将合同履约情况反馈到合同高层管理中心,并迅速作出决策。要做好合同管理工作,必须建立合同分解和交底制度、合同信息反馈制度。合同签订以后,合同管理人员必须对各级项目管理人员和各工作小组负责人进行合同交底,组织大家学习合同,对合同的主要内容作出解释和说明,使大家了解熟悉合同的主要内容、各种规定、管理程序,了解承包人的合同责任和工程范围。合同管理人员应负责将各种合同事件的责任分解落实到各工作小组或分包商。使他们对各自的工作范围、责任等都有详细的了解,通过层层的合同分解,层层合同落实到人,使各小组能尽心尽职,及时记录下合同实施过程中的各种动态。信息是合同管理工程师的眼睛,建立每日工作报送制度,要求各职能部门必须将其每天的合同实施情况及合同变更情况报送到合同管理工程师处,使合同管理工程师及时掌握工程信息,从而能够及时对已经发生或将要发生的各种问题作出决策。在合同条件发生变化时,要及时办理工程洽商记录,搜集整理双方来往文件、会议记录、工程图片、变更洽商等重要资料,既为合同争议准备证据,也为工程索赔打下基础。

　　6、加强施工项目合同的过程管理

　　依法管理,这是施工企业在项目的合同管理中首先应注意的问题。合同条款的各个环节都有严格的法律意义和法律依据,在某一环节稍有大意,或因种种原因未能严格按照合同中的约定去做,就可能造成对方向自己索赔的机会,或是造成对方扯皮纠缠的借口,为日后工程结算或拖欠埋下隐患。项目部组建后,每一位工程管理人员都必须了解合同条款,了解工程的质量等级、工期要求、付款时间和比例等,以便项目部所有管理人员各司其职,共同履行好施工项目合同。工程开工后,施工企业对每一次洽商都应制作书面文本,经双方签字后保存归档。甲方交付的各种指令、要求及工程例会纪要也应予以保存,以备查证。由于工程建设周期长,所以常会有各种变动发生,如甲乙双方代表或当事人变动,监理人员变更等,都可能造成合同关系的前后矛盾。如果有一套完整的原始档案资料,就能在类似交涉中提供有力证据,形成对自己有利的局面。当工程发生设计变更时,施工企业应特别注意因设计变更造成的工期变动和造价变动,以及设计变更对其它方面产生的影响,一但发生这种情况,应及时与对方就设计变更引起的种种变动进行共同认定,防止工程结算时可能产生的合同纠纷。由于非乙方原因而影响工程进度时,施工企业应及时与甲方做会签记录或妥善保存有关证明材料。如桩基工程常常由于地下障碍物影响而影响施工进度,施工企业要就障碍物尺寸、清理时间、花费机械、人力与甲方形成书面记录。还有非乙方原因的停电、停水等都要记录其日期及时间,这就要求施工企业记好施工日每天发生的情况要有详尽的记载。慎重处理合同变更问题。在较长工期的工程建设过程中,会发生人们事先难以预料的情况,包括签订较多的补充合同或进一步签订变更幅度很大的合同等。这需要施工企业以法律为依据。对因此而可能发生的种种情况以及变更合同对总合同可能引起的变动做全面的考虑。发生重大变更,施工企业应进行合同再次评审,召集相关部门、人员对变更条款进行确认。对变更中有侵害施工企业合法权益的部分要据理力争。重视结算。施工企业在工程实施过程在应分阶段及时完成结算工作,在全部工程完工后双方发生争议时,不要延误时机,应尽量与甲方协商,明确结算金额,共同请合同认定的审计部门确定。施工企业应紧紧围绕工程结算这个环节,从工程一开始就做好分阶段、分项结算金额的确定工作,尽量避免

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